Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es responsable de tu información

TRT Optima es operada por:

Razón social

Andes Biolabs SAS

NIT

902060792-3

Dirección registrada

Edificio Chelsea, Piso 7, Cra. 48 #19 Sur-100, Zona 2, Envigado, Antioquia 050021, Colombia

Correo de privacidad

[email protected]

Teléfono/WhatsApp

+57 305 472 8234

Persona o área responsable

Jesse Locke

En esta política, “TRT Optima”, “nosotros” y “nuestro” se refieren a esta entidad legal.

Actuamos como responsables del tratamiento de la información personal cuya recolección y uso determinamos. Esta política cubre nuestro sitio web, las evaluaciones, las comunicaciones y las actividades administrativas y de coordinación de la atención.

Los médicos, laboratorios, farmacias y otros prestadores de salud pueden controlar por separado la información que usan para prestar sus servicios, incluidas las historias clínicas. Sus propios avisos de privacidad y obligaciones profesionales también pueden aplicar.

2. Información que recolectamos

La información que recolectamos depende de tu interacción con nosotros.

Información de contacto e identificación

Puede incluir tu nombre, datos de contacto, idioma preferido, edad o fecha de nacimiento, ciudad y datos de identificación cuando se requieran para un servicio específico o un requisito administrativo.

Información que compartes sobre tu salud

Si decides completar una evaluación o compartir información para coordinar tu atención, esto puede incluir síntomas, historia médica, medicamentos, tratamientos previos, resultados de laboratorio, fórmulas médicas e información sobre salud sexual o reproductiva.

Comunicaciones y registros de servicio

Puede incluir mensajes, archivos adjuntos, solicitudes de cita, conversaciones de soporte, registros de autorización e información necesaria para dar seguimiento a tu solicitud.

Información de facturación y transacciones

Puede incluir datos de facturación, facturas, estado de pagos, referencias de transacción y confirmaciones de pago. Los proveedores de pago procesan la información enviada por sus propios sistemas bajo sus términos y avisos de privacidad aplicables.

Por favor no envíes los códigos de seguridad de tus tarjetas por WhatsApp ni por correo electrónico.

Información del sitio web

Según las tecnologías habilitadas, nuestro sitio web puede tratar direcciones IP, información del navegador y del dispositivo, registros del servidor e información sobre las interacciones en el sitio. La sección 8 explica las cookies y tecnologías similares.

Recibimos información directamente de ti y, cuando está autorizado o legalmente permitido, de los prestadores involucrados en los servicios que solicitas.

3. Cómo usamos la información

Usamos la información relevante para:

• —Responder preguntas y solicitudes.
• —Gestionar evaluaciones y coordinar la revisión médica.
• —Agendar citas, servicios de laboratorio y otros servicios solicitados.
• —Coordinar fórmulas médicas, dispensación en farmacia o entrega cuando aplique.
• —Brindar soporte administrativo y seguimiento.
• —Procesar facturación, pagos y administración del servicio.
• —Conservar registros de autorización y atender solicitudes de privacidad.
• —Proteger nuestros sistemas, investigar usos indebidos y resolver incidencias del servicio.
• —Cumplir obligaciones legales aplicables y responder a requerimientos válidos de autoridades.

Cuando lo autorices por separado, también podemos enviarte comunicaciones educativas o promocionales.

Cualquier uso adicional que requiera una nueva autorización se te explicará antes de iniciarlo.

4. Información de salud y autorización

La información sobre la salud y la vida sexual es un dato personal sensible.

No estás obligada ni obligado a responder preguntas que soliciten información sensible. Te explicaremos por qué se solicita y pediremos tu autorización explícita cuando se requiera. Si una evaluación necesita información clínica, puedes conversar qué es necesario y qué alternativas existen.

Solicitamos autorización previa e informada para el tratamiento de datos personales, salvo que aplique una excepción legal. Leer esta política o navegar el sitio web no autoriza por sí mismo todos los usos aquí descritos.

La autorización para el tratamiento de datos es distinta del consentimiento para un tratamiento médico y del permiso para recibir comunicaciones comerciales.

5. WhatsApp, correo electrónico y evaluaciones en línea

Usamos canales de comunicación y herramientas de evaluación para recibir solicitudes y ayudar a coordinar los servicios.

Cuando nos escribes por WhatsApp, tus mensajes pueden ser vistos por personal autorizado y procesados a través de los sistemas de mensajería empresarial que usamos para gestionar consultas y soporte.

Estos canales involucran servicios de terceros con sus propias prácticas de tratamiento de datos. La información que recibe nuestro negocio puede conservarse en nuestros sistemas; borrar un mensaje de tu dispositivo no elimina necesariamente esos registros.

Puedes empezar con una solicitud general de cita. Pregúntale a nuestro equipo cuál es el canal apropiado antes de enviar documentos especialmente sensibles.

Por favor evita enviar información de otra persona salvo que estés autorizada o autorizado para hacerlo.

6. Cuándo compartimos información

Compartimos la información relevante para la finalidad indicada con los siguientes destinatarios, cuando está autorizado o permitido por la ley:

Prestadores involucrados en la atención que solicitas

Los médicos, laboratorios, farmacias y otros prestadores pertinentes pueden recibir la información necesaria para valorar o prestar los servicios que solicitas.

Proveedores operativos

Los proveedores que apoyan el alojamiento del sitio, las evaluaciones, las comunicaciones, la gestión de clientes, el almacenamiento de documentos, la agenda, los pagos y el mantenimiento técnico pueden tratar información para esas funciones.

Los proveedores que tratan información por cuenta nuestra están sujetos a las obligaciones contractuales correspondientes.

Proveedores de entrega

Cuando se coordina una entrega, los proveedores pueden recibir los datos de contacto, la dirección y la información del pedido necesarios para cumplirla.

Asesores profesionales y autoridades

La información puede divulgarse cuando sea necesario para asesoría profesional, obligaciones legales, requerimientos válidos de autoridades o el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Limitamos las divulgaciones a la información relevante para la finalidad. No vendemos tu información personal.

7. Tratamiento fuera de Colombia

Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o tratar información fuera de Colombia.

Una transferencia internacional a otro responsable y la transmisión a un encargado que actúa por cuenta nuestra son figuras distintas. Aplicamos los requisitos colombianos correspondientes, incluidas las protecciones contractuales adecuadas, la autorización u otro mecanismo permitido.

Puedes contactar a nuestro responsable de privacidad para conocer los proveedores y el tratamiento internacional relevantes para tus datos.

8. Cookies y tecnologías del sitio web

Las cookies y tecnologías similares pueden apoyar funciones del sitio, recordar preferencias, medir el uso o apoyar la publicidad.

La información de cookies del sitio debe identificar las tecnologías realmente utilizadas, sus finalidades, sus proveedores y su duración.

Cuando se habilitan tecnologías opcionales de analítica o publicidad, solicitamos la autorización correspondiente antes de activarlas. Puedes cambiar tus preferencias en la configuración de cookies del sitio.

Rechazar las cookies opcionales no te impide leer la información pública ni contactar a nuestro equipo.

No enviamos respuestas de evaluaciones, resultados de laboratorio, fórmulas médicas ni mensajes privados de salud a plataformas publicitarias. Las configuraciones de medición también deben evitar revelar información sensible mediante direcciones de página, campos de formulario o nombres de eventos.

9. Marketing y otros usos opcionales

Los mensajes promocionales requieren una decisión separada de la información necesaria para responder tu solicitud o coordinar un servicio.

Puedes retirar el permiso de marketing con la opción para darte de baja o contactando a nuestro equipo. Esto no impide las comunicaciones necesarias sobre los servicios que has solicitado.

Usar tu testimonio, tu fotografía o una experiencia identificable en nuestro marketing requiere un permiso separado que describa el uso propuesto.

10. Cuánto tiempo conservamos la información

Conservamos la información durante el tiempo necesario para su finalidad autorizada y para los requisitos legales o contractuales aplicables.

La conservación depende del tipo de registro:

• —Los registros de consultas permiten responder y dar seguimiento a tu solicitud.
• —Los registros de servicio y evaluación respaldan los servicios solicitados y los requisitos de responsabilidad aplicables.
• —Los registros financieros siguen los requisitos contables y tributarios aplicables.
• —Los registros de autorización y de solicitudes de privacidad documentan tus decisiones y cómo se atendieron.
• —Los registros técnicos apoyan la seguridad y la operación de los sistemas por un periodo limitado y apropiado.

La información puede conservarse por más tiempo cuando sea necesario por un reclamo sin resolver, un proceso legal u otra obligación aplicable.

Cuando la conservación ya no se justifica, eliminamos la información o la anonimizamos de forma irreversible, incluidos los procesos aplicables de retención de copias de seguridad.

Las historias clínicas en poder de los prestadores de salud pueden tener requisitos de conservación obligatorios distintos. Una solicitud de eliminación ante TRT Optima no elimina automáticamente la historia clínica de un prestador.

Puedes consultarnos el periodo de conservación aplicable a un registro en particular.

11. Seguridad de la información

Usamos medidas técnicas, organizativas y administrativas apropiadas para la información y los riesgos involucrados. Esto incluye restringir el acceso a personas autorizadas y gestionar a los proveedores que tratan información por cuenta nuestra.

Ningún sistema de comunicación o almacenamiento está libre de riesgo. Si sospechas de un acceso no autorizado, de un mensaje enviado al destinatario equivocado o de otro problema de privacidad, contacta a nuestro responsable de privacidad.

Evaluamos los incidentes y realizamos las notificaciones que exige la ley aplicable.

12. Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes solicitar el acceso, la corrección o la actualización de tu información; prueba de la autorización; y una explicación de su uso. También puedes solicitar la supresión o revocar la autorización, sujeto a las obligaciones de conservación aplicables.

Envía tu solicitud a [email protected] o Edificio Chelsea, Piso 7, Cra. 48 #19 Sur-100, Zona 2, Envigado, Antioquia 050021, Colombia. Incluye tu nombre, un contacto de respuesta y lo que quieres que revisemos. Podemos solicitar una verificación proporcional de identidad o de la calidad de representante.

Las consultas se atienden en un término de 10 días hábiles; una prórroga notificada puede sumar hasta 5 más. Los reclamos se atienden en 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; una prórroga notificada puede sumar hasta 8 más.

Te indicaremos cualquier información faltante que se necesite para tramitar una solicitud.

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las solicitudes de privacidad son gratuitas.

Superintendencia de Industria y Comercio

13. Información de niñas, niños y adolescentes

La información de niñas, niños y adolescentes requiere protección especial. Cuando el tratamiento es legalmente procedente, debe respetar su interés superior y sus derechos, con la autorización del representante y teniendo en cuenta su opinión según su madurez.

Por favor contáctanos antes de enviar información en nombre de una persona menor de edad para explicarte el proceso apropiado.

14. Cambios en esta política

Esta política entra en vigencia en la fecha indicada arriba y aplica mientras tratemos información dentro de su alcance.

Podemos actualizarla para reflejar cambios en los servicios, en el tratamiento o en los requisitos legales. Los cambios sustanciales se comunicarán por un canal apropiado. Cuando un cambio requiera una nueva autorización, la solicitaremos antes de iniciar ese tratamiento.